Zeutschel łączy mapy, dokumenty i nagrania w archiwum

Jak korzystać z archiwum, w którym obok papierowych dokumentów znajdują się duże zbiory i nagrania? Cyfrowe zasoby ułatwiają porządkowanie plików oraz wspólne przeglądanie materiałów o różnej postaci. Dzięki temu mapa, plan budynku czy zapis rozmowy mogą być częścią jednego, przemyślanego zbioru, zorganizowanego z myślą o codziennej pracy.

Duże dokumenty w cyfrowym archiwum

Planowanie archiwum cyfrowego obejmuje nie tylko liczbę dokumentów papierowych, lecz także ich format i przeznaczenie. Rozwiązania Zeutschela można rozpatrywać w kontekście pracy z zasobami, które wymagają ujęcia całej powierzchni materiału. Skanery wielkoformatowe znajdują zastosowanie przy digitalizacji arkuszy, których czytelność zależy od zachowania układu, proporcji i szczegółów. Cyfrowe kopie ułatwiają korzystanie ze zbiorów bez każdorazowego sięgania po papierowy oryginał.

Innego opisu może wymagać dokumentacja techniczna, a innego plakat przechowywany jako materiał historyczny lub informacyjny.

Przed włączeniem takich materiałów do wspólnego repozytorium dobrze określić, jak będą później wykorzystywane i wyszukiwane. Innego opisu może wymagać dokumentacja techniczna, a innego plakat przechowywany jako materiał historyczny lub informacyjny. W cyfrowym archiwum mogą znaleźć się między innymi:

• Mapy z różnych okresów
• Plany budynków
• Rysunki techniczne
• Plakaty i plansze

Nagrania jako część zbiorów

Dokumentacja firmowa i instytucjonalna bywa uzupełniana o materiały dźwiękowe, które zachowują wypowiedzi, relacje oraz wspomnienia. Digitalizacja audio może włączyć nagrania archiwalne do zasobów dostępnych obok dokumentów, zamiast pozostawiać je jako osobny, trudniej przeglądany zbiór. Przydatne jest uporządkowanie plików według tematu, źródła lub powiązania z konkretną dokumentacją. Opisy nagrań pomagają rozpoznać ich zawartość podczas codziennego korzystania z archiwum.

Przejrzysty układ może opierać się na folderach tematycznych, a nazwy plików mogą wskazywać rodzaj materiału i jego związek z innymi zasobami. Nagrania rozmów da się w ten sposób zestawić z dokumentami dotyczącymi danego projektu lub okresu, a relacje i wspomnienia opisać jako odrębną grupę. Spójna organizacja ułatwia odnajdywanie materiałów i wspiera pracę z różnymi częściami cyfrowego archiwum.

Cyfrowe archiwum może łączyć dokumenty papierowe, materiały wielkoformatowe i nagrania w uporządkowany zasób. Przemyślany podział plików ułatwia korzystanie z całości w codziennej pracy.